Τι είναι η περιγραφή θέσης εργασίας;
Με τον όρο περιγραφή θέσης εργασίας εννοούμε το κείμενο που περιλαμβάνει και καθορίζει όλα τα απαραίτητα στοιχεία, όπως τις αρμοδιότητες, τα καθήκοντα, τις ευθύνες, τα προσόντα και άλλες βασικές λεπτομέρειες για ένα ρόλο/μία θέση σε έναν οργανισμό ή μία εταιρεία. Είναι ένα πολύτιμο εργαλείο και για τις δύο πλευρές – εργοδότη και υποψηφίους – καθώς αν γίνει σωστά και κυρίως με σαφήνεια θα προσελκύσει ένα σημαντικό αριθμό ποιοτικών αιτήσεων από υποψηφίους και ταυτόχρονα ο εργοδότης θα ξέρει τι να προσδοκά σε σχέση με την εργασιακή απόδοση.
Μία τυπική περιγραφή θέσης εργασίας περιλαμβάνει τα ακόλουθα:
Τίτλος θέσης
Η θέση που πρέπει να στελεχωθεί π.χ. Λογιστής, Project Manager, Γραμματεία Διοίκησης.
Ο τίτλος θέσης πρέπει απαραιτήτως να αντικατοπτρίζει με ακρίβεια και συντομία το ρόλο και τις ιδιαιτερότητές του. Προσπαθήστε να αποφύγετε τη χρήση αόριστων όρων, καθώς και πολύ εξειδικευμένη τεχνική ορολογία που ίσως χρησιμοποιείτε στην εταιρεία και γράψτε έναν τίτλο που είναι γνώριμος στους υποψηφίους και είναι πιθανό να τον αναζητήσουν. Δηλαδή αν αναζητάτε Πολιτικό Μηχανικό, γράψτε αυτό ακριβώς. Χρησιμοποιήστε έναν τίτλο που να λειτουργεί παράλληλα και ως λέξη – κλειδί για αναζήτηση. Επιπλέον, αν η θέση που θέλετε να στελεχώσετε έχει συγκεκριμένο επίπεδο, συμπεριλάβετέ το στον τίτλο. Για παράδειγμα, μπορεί να ζητάτε Junior Project Manager ή Senior Sales Executive. Δώστε έμφαση σε στοιχεία που μπορεί να είναι απαραίτητα για να προσελκύσετε τους ιδανικούς υποψηφίους. Αν αναζητάτε προγραμματιστή που να είναι εξειδικευμένος ή να γνωρίζει συγκεκριμένες γλώσσες προγραμματισμού, γράψτε το στον τίτλο, δηλαδή Python Developer, Full Stack Web Developer, Java Developer (Backend - Front end) κ.λπ.
Περίληψη θέσης/Σκοπός
Μία σύντομη περιγραφή του ρόλου και του σκοπού της θέσης μέσα στην εταιρεία.
Διευκρινίστε τον ακριβή σκοπό της θέσης αποφεύγοντας γενικολογίες. Καταγράψτε τον αντίκτυπο που θα έχει στην εταιρεία και με ποιο τρόπο θα συνεισφέρει και θα παράγει προστιθέμενη αξία σε αυτή. Προσπαθήστε να συνδέσετε το σκοπό της θέσης με τους ευρύτερους στόχους ή/και την αποστολή της εταιρείας, έτσι ώστε οι υποψήφιοι να μπορούν να αναγνωρίσουν το πλαίσιο της εργασίας τους και να σκεφτούν πως ο συγκεκριμένος ρόλος θα συμβάλλει στην επιτυχία της. Ταυτόχρονα, μπορείτε να προσελκύσετε την προσοχή και το ενδιαφέρον των υποψηφίων που θέλετε, αν αναφερθείτε στις προσκλήσεις που θα κληθούν να αντιμετωπίσουν αλλά και τις ευκαιρίες που θα τους δοθούν για ανάδειξη των δεξιοτήτων τους και κατάκτηση των επαγγελματικών στόχων τους. Αλλά χρειάζεται να είστε προσεκτικοί. Προσπαθήστε όλα αυτά να τα αναφέρετε όσο πιο συνοπτικά γίνεται ώστε οι υποψήφιοι να λάβουν και να επεξεργαστούν γρήγορα την πληροφορία.
Αρμοδιότητες/Καθήκοντα
Στο σημείο αυτό αναλύονται ενδελεχώς οι αρμοδιότητες και τα καθήκοντα που θα έχει υπό την ευθύνη του το άτομο που θα αναλάβει τη θέση.
Μπορείτε να ξεκινήσετε με μία σύντομη περιγραφή ώστε να θέσετε το πλαίσιο του ρόλου και να μπορούν οι υποψήφιοι να αντιληφθούν το τι θα ακολουθήσει. Στη συνέχεια χρησιμοποιήστε δυνατά σε ύφος ρήματα (ιδανικά στην ενεργητική φωνή) για να απαριθμήσετε τις αρμοδιότητες, όπως αναπτύσσει, διοικεί, ελέγχει, αναλύει, υλοποιεί, εφαρμόζει κ.λπ. Κατά την καταγραφή των αρμοδιοτήτων, δημιουργήστε μία λίστα που να ξεκινά με τις σημαντικότερες ευθύνες και καθήκοντα της θέσης και να καταλήγει στις λιγότερο σημαντικές. Μπορείτε να προσαρμόσετε τη γλώσσα που θα χρησιμοποιήσετε και το ποσοστό των λεπτομερειών που θα δώσετε, σύμφωνα με το ακαδημαϊκό υπόβαθρο, με το τεχνικό ύφος της θέσης και με την εμπειρία που αποζητάτε στους υποψηφίους που θα αιτηθούν. Επίσης, αν σε ορισμένες αρμοδιότητες, περιλαμβάνονται καθήκοντα που απαιτούν συνεργασία με άλλα άτομα ή τμήματα, είναι σημαντικό να το επισημάνετε. Γενικότερα, δώστε έμφαση στα θετικά σημεία αλλά προσπαθήστε να είστε ειλικρινείς για να μπορέσουν οι υποψήφιοι να δημιουργήσουν προσδοκίες που ανταποκρίνονται στην πραγματικότητα της θέσης και του ρόλου.
Προσόντα/Προϋποθέσεις
Στο πεδίο αυτό καταγράφουμε το επίπεδο εκπαίδευσης, τις δεξιότητες (hard & soft skills), την εμπειρία/προϋπηρεσία και άλλα στοιχεία που απαιτούνται για την ανάληψη της θέσης.
Σε όλες τις θέσεις υπάρχουν κάποια στοιχεία, που αφορούν το προφίλ, τα χαρακτηριστικά, τις γνώσεις και τις δεξιότητες που πρέπει απαραιτήτως να διαθέτουν οι υποψήφιοι για να μπορέσουν να ανταποκριθούν στο ρόλο. Καλό είναι να ξεκινήσετε από τα βασικά προσόντα που απαιτούνται και να τα συμπεριλάβετε στην περιγραφή της θέσης εργασίας στο ομώνυμο πεδίο. Αν αναζητάτε για παράδειγμα Αρχιτέκτονα, το σπουδαιότερο όλων είναι να διαθέτει το αντίστοιχο πτυχίο αρχιτεκτονικής σχολής. Να έχετε πάντα κατά νου ότι πρέπει να είναι ευδιάκριτος ο διαχωρισμός ανάμεσα στα απαραίτητα προσόντα και σε εκείνα που θα εκτιμηθούν.
Επιγραμματικά μπορείτε να εστιάσετε στα ακόλουθα (τα προσαρμόζετε κατά περίπτωση):
- Απαραίτητο πτυχίο (σπουδές, κατεύθυνση)
- Μεταπτυχιακός τίτλος σπουδών (αν θεωρείται προϋπόθεση)
- Έτη προϋπηρεσίας σε αντίστοιχη θέση
- Εμπειρία στη χρήση εξειδικευμένων λογισμικών και προγραμμάτων (π.χ. γλώσσες προγραμματισμού, λογιστικά προγράμματα, εργαλεία marketing, CRM, ERP softwares)
- Γνώση συγκεκριμένων γλωσσών
- Soft skills και άλλα χαρακτηριστικά του προφίλ (π.χ. time management, analytical thinking, στρατηγική σκέψη, εμπορική αντίληψη, ηγετικές ικανότητες, ομαδικό πνεύμα εργασίας, ισχυρές επικοινωνιακές δεξιότητες)
Αναφορά στο οργανόγραμμα/ιεραρχία της εταιρείας
Η τοποθέτηση της θέσης στο οργανόγραμμα της εταιρείας.
Αν η θέση αναφέρεται σε κάποιο ανώτερο στέλεχος/θέση, καλό θα είναι να το επισημάνουμε στην περιγραφή. Για παράδειγμα μία θέση Συμβούλου Πωλήσεων B2B που ανήκει στο Τμήμα Πωλήσεων μίας εταιρείας, αναφέρεται στον Διευθυντή Πωλήσεων. Το μέγεθος της εταιρείας ή του οργανισμού, διαμορφώνει ανάλογα και το οργανόγραμμα και την ιεραρχία των θέσεων. Είναι καλό μέσα στην περιγραφή θέσης εργασίας να αναφερθείτε στο τμήμα που ανήκει η εν λόγω θέση – για παράδειγμα ανήκει στο Εμπορικό Τμήμα – και να επισημάνετε τη θέση της στην ιεραρχία, π.χ. Εμπορικός Διευθυντής.
Περιβάλλον/Συνθήκες εργασίας
Οι συνθήκες κάτω από τις οποίες θα κληθεί να εργαστεί το άτομο που θα αναλάβει τη θέση.
Αυτές αφορούν το φυσικό περιβάλλον, τις απολαβές, τα ωράρια, τα διαλείμματα, το φόρτο εργασίας, τις υπερωρίες, τις παροχές, την εταιρική κουλτούρα, τις άδειες. Για παράδειγμα η θέση αφορά εργασία σε εξωτερικό χώρο; Το άτομο θα κάνει χρήση βαρέος εξοπλισμού; Θα έχει κάποιες επιπλέον παροχές εκτός από τις απολαβές όπως ιατρική ασφάλιση; Τα στοιχεία αυτά που πλαισιώνουν τη θέση είναι εκείνα που μπορούν να προσελκύσουν ποιοτικές αιτήσεις ενδιαφέροντος από υποψηφίους.
Σύνταξη της περιγραφής θέσης εργασίας & δημοσίευση αγγελίας στο Jobfind
Για να καταχωρήσετε την αγγελία σας αποτελεσματικά και να τη δημοσιεύσετε μέσα από το Jobfind θα χρειαστεί να συμπεριλάβετε όλα όσα αναφέραμε στα ακόλουθα πεδία:
Τίτλος αγγελίας: Γράψτε τον τίτλο ή την ειδικότητα που αναζητάτε.
Κατηγορία: Θα πρέπει να δοθεί προσοχή ώστε η θέση να ταξινομηθεί στη σωστή κατηγορία για να την αναζητήσουν οι σχετικοί υποψήφιοι.
Είδος απασχόλησης: Πλήρης, Μερική, Εξωτερική συνεργασία, Πρακτική Άσκηση, Εργασία από το σπίτι.
Χώρα & Πόλη: Η τοποθεσία της θέσης, η περιοχή εργασίας.
Εισαγωγή: Την περίληψη και το σκοπό της θέσης, καθώς και τις αρμοδιότητες που θα έχει υπό την ευθύνη του το άτομο και μία σύντομη περιγραφή της εταιρείας.
Απαραίτητα προσόντα: Το προφίλ, τα χαρακτηριστικά και όλα τα προσόντα που θα πρέπει να διακρίνουν τους υποψηφίους για να αναλάβουν τη θέση.
Παροχές: : Όλα όσα παρέχει η θέση και γενικότερα τις συνθήκες εργασίας υπό τις οποίες θα εργάζεται το άτομο.
Συχνές ερωτήσεις
Ποια στοιχεία να συμπεριλάβω σε μία περιγραφή θέσης εργασίας;
Τον τίτλο της θέσης, τις αρμοδιότητες και τα καθήκοντα, τα απαραίτητα προσόντα, τα επιθυμητά προσόντα και τις παροχές.
Τι να συμπεριλάβω στη δημοσίευση μίας αγγελίας εργασίας;
Όταν δημοσιεύετε μία αγγελία εργασίας αναφέρετε την εταιρεία που αναζητά υποψηφίους, τη θέση, την περιοχή εργασίας, την περιγραφή του ρόλου, τις αρμοδιότητες, τα προσόντα και τις παροχές.
Πώς να γράψω μία αγγελία εργασίας;
Γράφετε λεπτομερώς και με σαφήνεια τα στοιχεία της θέσης, δίνετε έμφαση στις προκλήσεις και τις ευκαιρίες που προκύπτουν από αυτή για να προσελκύσετε τους κατάλληλους υποψηφίους.
Πώς να δημιουργήσω μία αγγελία εργασίας;
Για να δημιουργήσετε μία αγγελία εργασίας στο Jobfind, συνδεθείτε στο λογαριασμό σας και επιλέξετε Δημοσίευση νέας αγγελίας. Καταχωρήστε όλα τα στοιχεία της θέσης που επιθυμείτε να εμφανίζονται στην αγγελία σας και στη συνέχεια αποθηκεύστε την. Αν δεν έχετε λογαριασμό ακόμη, επιλέξτε Καταχώρηση αγγελίας, συμπληρώστε τα στοιχεία στη φόρμα και το αρμόδιο τμήμα θα επικοινωνήσει μαζί σας για να σας ενημερώσει για τη διαδικασία και να δημοσιευτεί η αγγελία σας.
Πού μπορώ να βρω έτοιμες περιγραφές θέσεων εργασίας;
Στο Jobfind μπορείτε να βρείτε έτοιμα δείγματα – περιγραφές θέσεων εργασίας και να τις προσαρμόσετε σύμφωνα με τα δικά σας στοιχεία και δεδομένα. Προσαρμόστε τις αρμοδιότητες, τα απαραίτητα ή/και τα επιθυμητά προσόντα σύμφωνα με τις ανάγκες σας και δημιουργήστε την αγγελία που θα προσελκύσει τους ιδανικούς υποψηφίους.