Η γραμματειακή υποστήριξη είναι εξαιρετικά χρήσιμη αλλά και σημαντική για σχεδόν κάθε είδους επαγγελματική δραστηριότητα, από επιχειρήσεις και εταιρείες μέχρι οργανισμούς αλλά και ιδιώτες. Παρότι μπορεί θεωρητικά ο καθένας να αναλάβει μία θέση Γραμματειακής Υποστήριξης, στην πράξη οι αρμοδιότητες είναι τέτοιες που απαιτούν πολυάριθμες και ποικίλες δεξιότητες. Από την εκτέλεση διοικητικών καθηκόντων μέχρι την καλή επικοινωνία και την επίλυση προβλημάτων, οι γραμματείς διαδραματίζουν καθοριστικό ρόλο στη διαχείριση του γραφείου στο οποίο εργάζονται.
Όπως γίνεται εύκολα κατανοητό, η επιτυχία σε μια θέση Γραμματειακής Υποστήριξης απαιτεί ένα ευρύ φάσμα δεξιοτήτων - τόσο hard skills, όσο και soft skills - οι οποίες θα πρέπει να βελτιώνονται συνεχώς αλλά και να αναπτύσσονται νέες, σε συνάρτηση με τις απαιτήσεις της εποχής αλλά και την πρόοδο της τεχνολογίας. Παρακάτω, θα αναλύσουμε ποιες είναι αυτές οι βασικές δεξιότητες αλλά και πώς μπορείτε να τις αναπτύξετε ώστε να επιτύχετε στη θέση που έχετε θέσει ως στόχο.
Γιατί να επιλέξετε μία θέση Γραμματειακής Υποστήριξης
Η επιλογή να αναλάβετε μία θέση Γραμματειακής Υποστήριξης μπορεί να είναι για εσάς η απαρχή μιας εξαιρετικής καριέρας που θα σας εξασφαλίσει ευκαιρίες ανάπτυξης, σταθερότητα, ασφάλεια κ.α. Ας δούμε πιο αναλυτικά τους λόγους για τους οποίους οι περισσότεροι εργαζόμενοι απ’ όσους ασχολούνται με τη γραμματειακή υποστήριξη, την επιλέγουν.
Ξεκινώντας, οι θέσεις Γραμματειακής Υποστήριξης είναι συχνά σταθερές και προσφέρουν ασφάλεια καθώς οι περισσότερες εταιρείες και οι περισσότεροι οργανισμοί χρειάζονται γραμματείς και μάλιστα γραμματείς που γνωρίζουν καλά την εταιρεία και τον οργανισμό με αποτέλεσμα να είναι πιο αποτελεσματικοί. Αυτό σημαίνει πως δεν κρίνεται βοηθητικό να αλλάζει συχνά το άτομo που βρίσκεται σ’ αυτή τη θέση, καθώς ήδη γνωρίζει τους εργαζόμενους, τους πελάτες, τα δυνατά σημεία αλλά και τις παθογένειες του γραφείου. Ο δεύτερος λόγος που φαίνεται πολλοί να επιλέγουν αυτή την καριέρα έχει να κάνει με τις διαφορετικές αρμοδιότητες που καθιστούν την εργασία ενδιαφέρουσα. Άλλοι μιλούν για την ευελιξία στο ωράριο ή τη δυνατότητα τηλεργασίας, όποτε είναι εφικτό. Όσο για το ωράριο που έχει συμφωνηθεί, συνήθως φαίνεται να τηρείται καθώς σπάνια προκύπτει κάτι απρόοπτο που πρέπει να λυθεί από τους γραμματείς μιας επιχείρησης. Για ορισμένους, οι θέσεις Γραμματειακής Υποστήριξης προσφέρουν ικανοποίηση καθώς παίζουν κρίσιμο ρόλο στην εύρυθμη λειτουργία της επιχείρησης. Ας μην ξεχνάμε άλλωστε και το γεγονός πως οι θέσεις Γραμματειακής Υποστήριξης μπορούν κάλλιστα να αποτελέσουν σημείο εκκίνησης για άλλες διοικητικές θέσεις, γεγονός που έχει αποδειχθεί πολλές φορές, σε διάφορες εταιρείες. Τέλος, η πολυμορφία της εργασίας, απαιτεί την ανάπτυξη νέων δεξιοτήτων αλλά και τη βελτίωση ή την εξέλιξη των υφιστάμενων δεξιοτήτων, που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και εκτός δουλειάς αλλά και στην επόμενη θέση σας, έχοντας αποκτήσει ένα σημαντικό εφόδιο.
Τα hard skills για θέσεις Γραμματειακής Υποστήριξης
Οι αρμοδιότητες των θέσεων Γραμματειακής Υποστήριξης απαιτούν τόσο hard skills, όσο και soft skills για την εκτέλεση των εργασιών. Ας εστιάσουμε όμως για αρχή στην πρώτη κατηγορία, βλέποντας τις δεξιότητες που θα πρέπει να έχετε ή να αποκτήσετε για τις περισσότερες θέσεις.
Η αρχή είναι σημαντικό να γίνει με τις βασικές δεξιότητες της καλής γραφής και της γρήγορης δακτυλογράφησης. Εξίσου χρήσιμη κρίνεται και η γνώση χρήσης ορισμένων λογισμικών, όπως το Microsoft Office, με το Word για τη δημιουργία και την επεξεργασία εγγράφων και το Excel για τη διαχείριση και ανάλυση δεδομένων. Η διαχείριση της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας μέσω προγραμμάτων όπως το Outlook ή το Gmail, είναι απαραίτητη. Όσο για την επεξεργασία των εγγράφων, θα πρέπει να έχετε τη δυνατότητα να τα ελέγξετε, να τα μορφοποιήσετε, να τα διορθώσετε και φυσικά να τα αρχειοθετήσετε. Οργανώστε τα αρχεία και διαχειριστείτε τα δεδομένα με τρόπο που τα καθιστά ευανάγνωστα και εύκολα προσβάσιμα. Σε κάθε περίπτωση, οι γραμματείς θα πρέπει να είναι εξοικειωμένοι με όσο το δυνατόν περισσότερα τεχνολογικά εργαλεία αλλά και να ενημερώνονται συνεχώς για τα νέα επιτεύγματα της τεχνολογίας. Οι γραμματείς είναι επίσης υπεύθυνοι για τον προγραμματισμό συναντήσεων και τη διαχείριση των ημερολογίων των εργαζομένων ή των στελεχών ενώ ορισμένες φορές τους ζητείται να οργανώσουν μία συνάντηση, αναλαμβάνοντας παραδείγματος χάρη το Catering.
Τα soft skills για θέσεις Γραμματειακής Υποστήριξης
Πριν ξεκινήσουμε απαριθμώντας τα soft skills που χρειάζεται κάποιος για να επιτύχει σε μία θέση Γραμματειακής Υποστήριξης, αξίζει να αναφέρουμε τις διάφορες ανάμεσα στα hard skills και τα soft skills. Τα hard skills είναι οι τεχνικές δεξιότητες που μπορούν να αποκτηθούν μέσω εκπαίδευσης και πρακτικής άσκησης. Αντίθετα, τα soft skills είναι πιο γενικές δεξιότητες και σχετίζονται με τις διαπροσωπικές ικανότητες και την συναισθηματική νοημοσύνη του εργαζομένου. Ενώ τα hard skills μπορούν να μετρηθούν και να πιστοποιηθούν εύκολα, τα soft skills είναι πιο υποκειμενικά και αξιολογούνται μέσω της συμπεριφοράς και της αλληλεπίδρασης.
Ως γραμματείς, η αποτελεσματική επικοινωνία είναι ζωτικής σημασίας, τόσο στον προφορικό, όσο και τον γραπτό λόγο. Πρόκειται για τη δεξιότητα να επικοινωνείτε με σαφήνεια και ευγένεια με τους συναδέλφους αλλά και τους πελάτες. Στις επικοινωνιακές δεξιότητες εντάσσεται και η ικανότητα σας να ακούτε τον άλλον και να αφουγκράζεστε τις ανάγκες του. Η οργάνωση και η διαχείριση του χρόνου φαίνεται να είναι εξίσου σημαντικές δεξιότητες καθώς επηρεάζουν σημαντικά την απόδοση σας κι έχουν να κάνουν με την προτεραιοποίηση των καθηκόντων και τη συμμόρφωση με τα deadlines. Η προσοχή στη λεπτομέρεια θα σας ξεχωρίσει σε ό,τι έχει να κάνει με την επιμέλεια των κειμένων και την οργάνωση των δεδομένων ενώ η ικανότητα επίλυσης προβλημάτων και τα γρήγορα αντανακλαστικά θα σας κάνουν εξαιρετικά χρήσιμο ή χρήσιμη για μία εταιρεία, μία επιχείρηση ή έναν οργανισμό. Τέλος, δεξιότητες όπως η προσαρμοστικότητα, η ομαδικότητα και η λήψη πρωτοβουλιών κρίνονται αναγκαίες, ανάμεσα στα soft skills που επιζητούν οι εργοδότες και οι υπεύθυνοι προσλήψεων.
Άλλα απαραίτητα προσόντα για θέσεις Γραμματειακής Υποστήριξης
Παρότι παραπάνω αναλύθηκαν πολυάριθμες και ποικίλες δεξιότητες για θέσεις Γραμματειακής Υποστήριξης, αυτές δε φαίνεται να αρκούν καθώς απαιτείται ένα ευρύ φάσμα ικανοτήτων. Παραδείγματος χάρη, η πρόσβαση και η διαχείριση ευαίσθητων πληροφοριών με διακριτικότητα και επαγγελματισμό κρίνεται υψίστης σημασίας. Επιπλέον, για αρκετές θέσεις απαιτείται πτυχίο αλλά και προηγούμενη εργασιακή εμπειρία. Σε κάθε περίπτωση, εκτιμάται ιδιαίτερα η συνεχής εκπαίδευση και η συμμετοχή σε σεμινάρια ή ειδικά προγράμματα. Τέλος, πολλές φορές αξιολογείται θετικά η καλή διάθεση και η θετική αύρα αλλά και η ικανότητα σας να στηρίξετε ψυχολογικά αλλά και πρακτικά τους εργαζόμενους της εταιρείας ή το στέλεχος με το οποίο συνεργάζεστε.
Πώς θα αναπτύξετε περισσότερο τις δεξιότητες σας
Όλες οι δεξιότητες που αναφέραμε παραπάνω είναι πιθανό να σας δημιουργούν την αίσθηση πως δεν κατέχετε όλα τα προσόντα για να αναζητήσετε μία θέση Γραμματειακής Υποστήριξης. Εντούτοις, αξίζει να γνωρίζετε πως ορισμένα από αυτά μπορούν να σας εξασφαλίσουν την εργασία αλλά και την επιτυχία στο επάγγελμα, αν και είναι βοηθητικό να προσπαθήσετε να αναπτύξετε περισσότερο τις δεξιότητες που ήδη κατέχετε αλλά και φυσικά να αποκτήσετε νέες. Πώς θα το καταφέρετε αυτό ώστε να γίνετε ακόμη πιο ανταγωνιστικοί στην αγορά εργασίας;
Οι θέσεις γραμματειακής υποστήριξης απαιτούν έναν συνδυασμό hard skills και soft skills, τα οποία υπάρχουν διάφοροι τρόποι να αποκτήσετε. Μπορείτε να ξεκινήσετε δια ζώσης ή online μαθήματα εκμάθησης των προγραμμάτων του Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) ή να εξασκηθείτε καθημερινά, στο σπίτι. Το ίδιο ισχύει και για όλα τα προγράμματα οργάνωσης και αλληλογραφίας, όπως είναι το Google Calendar ή το Microsoft Outlook. Επίσης, με μια σύντομη αναζήτηση στο διαδίκτυο θα βρείτε σεμινάρια δακτυλογράφησης αλλά και επιμέλειας κειμένων. Το ίδιο ισχύει και για τη διαχείριση των δεδομένων και την επιτυχημένη αρχειοθέτηση των εγγράφων. Ανάλογα, courses υπάρχουν και για τα soft skills, τα οποία θα σας επιτρέψουν να βελτιώσετε τις επικοινωνιακές σας δεξιότητες, τις οργανωτικές σας δεξιότητες και την ικανότητα διαχείρισης κρίσεων. Σε κάθε περίπτωση, μπορείτε να διαβάσετε βιβλία που αφορούν το αντικείμενο που σας ενδιαφέρει και να ζητήσετε συμβουλές από ανθρώπους που τα έχουν ήδη καταφέρει σε ανάλογη θέση.
Βρείτε μία νέα θέση Γραμματειακής Υποστήριξης στο Jobfind
Παραπάνω αναλύσαμε τις βασικές δεξιότητες που πρέπει να διαθέτει κάποιος για να εργαστεί σε μια θέση Γραμματειακής Υποστήριξης. Οι δεξιότητες αυτές χωρίζονται σε hard skills και soft skills ενώ περιλαμβάνουν oοργανωτικές δεξιότητες (όπως η ικανότητα διαχείρισης χρόνου, αρχειοθέτησης εγγράφων και οργάνωσης), οι επικοινωνιακές δεξιότητες (όπως η άριστη γραπτή και προφορική επικοινωνία), οι τεχνολογικές δεξιότητες (όπως η γνώση λογισμικών -πχ το Microsoft Office- και η εξοικείωση με τη χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλων εργαλείων). Επίσης εκτιμώνται ιδιαίτερα οι ικανότητες επίλυσης προβλημάτων, η διακριτικότητα και η εχεμύθεια και φυσικά η προσαρμοστικότητα.
Προσπαθήστε όσο περισσότερα προσόντα από αυτά που αναφέρθηκαν παραπάνω να αντικατοπτρίζονται με τον καλύτερο τρόπο στο βιογραφικό σας ώστε να σας καταστήσουν ένα υποψήφιο με υψηλές πιθανότητες επιτυχίας για τη θέση που επιθυμείτε. Μάλιστα, οι ειδικοί προτείνουν να συνοδεύσετε το βιογραφικό σας με ένα cover letter στο οποίο θα διαφαίνεται η αξιοπιστία, η εργατικότητα και η δεινότητα σας στον γραπτό λόγο.
Στο Jobfind θα βρείτε εκατοντάδες θέσεις εργασίας στον τομέα της Γραμματειακής Υποστήριξης. Η καταχώρηση βιογραφικού είναι μία απλή διαδικασία εγγραφής στην πλατφόρμα που σας επιτρέπει να δημιουργήσετε το επαγγελματικό σας προφίλ και σας δίνει τη δυνατότητα είτε να καταχωρήσετε το βιογραφικό σας είτε να το δημιουργήσετε σε 4 πολύ απλά βήματα. Μπορείτε να αναζητήσετε θέσεις εργασίας επιλέγοντας ανά τύπο απασχόλησης, δηλαδή πλήρη απασχόληση, μερική απασχόληση ή εργασία από το σπίτι. Επίσης μπορείτε να περιορίσετε την επιλογή αναζητώντας θέσεις εργασίας ανά γλώσσα.
Στο Jobfind θα βρείτε διάφορες θέσεις εργασίας στη Γραμματειακή Υποστήριξη. Αναζητήστε θέσεις ως γραμματείς, ως υπάλληλοι γραφείου αλλά και ως εργαζόμενοι στην εξυπηρέτηση πελατών ή την παραγγελιοληψία.