Γραμματέας Διοίκησης - Περιγραφή Θέσης Εργασίας

Αυτή η περιγραφή θέσης εργασίας για το Γραμματέας Διοίκησης θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μια αγγελία εργασίας, που θα προσελκύσει υποψηφίους που είναι κατάλληλοι για τη θέση. Μπορείτε να προσαρμόσετε στις ανάγκες σας αυτή την περιγραφή με σκοπό να καλύψετε τα καθήκοντα, τις εργασιακές υποχρεώσεις και τα προσόντα που προϋποθέτει η θέση. Εάν χρειάζεστε περισσότερες ιδέες για το τι να συμπεριλάβετε, αναζητήστε τις αγγελίες εργασίας για Γραμματείς Διοίκησης.

Τι κάνει ένας Γραμματέας Διοίκησης;

Ο Γραμματέας Διοίκησης ή Administrative Officer είναι το άτομο που παρέχει συνεχή υποστήριξη στη Διοίκηση και στα senior στελέχη μίας εταιρείας. Αποτελεί το σύνδεσμο ανάμεσα στα executive στελέχη, στους υπόλοιπους υπαλλήλους, στους πελάτες και άλλους εξωτερικούς συνεργάτες. Διακρίνεται για τις οργανωτικές του δεξιότητες και τις multitasking ικανότητές του, ενώ η άρτια εκτέλεση των καθηκόντων του συμβάλλει σημαντικά στην εύρυθμη λειτουργία όχι μόνο των γραφείων της Διοίκησης αλλά και των υπόλοιπων τμημάτων.

Δείγμα Αγγελίας

Εισαγωγή

Η εταιρεία μας, που δραστηριοποιείται στον κλάδο της ναυτιλίας και έχει διεθνή παρουσία, αναζητά Γραμματέα Διοίκησης για τα headquarters.

Αρμοδιότητες

• Λειτουργεί ως σύνδεσμος επικοινωνίας μεταξύ της Διοίκησης, των στελεχών, των υπόλοιπων υπαλλήλων και των πελατών και εξωτερικών συνεργατών
• Διαχειρίζεται και δρομολογεί εισερχόμενες και εξερχόμενες κλήσεις, emails και μηνύματα με ακρίβεια 
• Συντάσσει emails, reports, memos για λόγους εσωτερικής ή εξωτερικής επικοινωνίας
• Οργανώνει συναντήσεις και meetings και ενημερώνει τα ημερολόγια των στελεχών
• Οργανώνει/Βοηθά στην οργάνωση εσωτερικών ή εξωτερικών εκδηλώσεων 
• Διαχειρίζεται αιτήματα και ερωτήσεις από ανώτερα διευθυντικά στελέχη
• Ρυθμίζει τις διαδικασίες των επαγγελματικών ταξιδιών (κρατήσεις εισιτηρίων, διαμονή)
• Ενημερώνει και διατηρεί την πολιτική και τις διαδικασίες του γραφείου
• Παρακολουθεί τις ημερήσιες δαπάνες και προετοιμάζει εκθέσεις
• Ελέγχει και αναπληρώνει τα αποθέματα (αναλώσιμα είδη) του γραφείου ως Office Manager

Απαραίτητα προσόντα

• Προϋπηρεσία σε αντίστοιχη θέση ή ως Personal/Executive Assistant
• Πολύ καλή γνώση και χρήση Microsoft Office (ιδιαίτερα Word, Excel, PowerPoint)
• Πτυχίο ΤΕΙ/ΑΕΙ με κατεύθυνση στη Διοίκηση Επιχειρήσεων θα εκτιμηθεί
• Άριστη γνώση Αγγλικών
• Γνώση δεύτερης ξένης γλώσσας θα εκτιμηθεί (Γερμανικά, Γαλλικά)
• Άριστες επικοινωνιακές δεξιότητες (προφορική και γραπτή επικοινωνία)
• Πολύ καλές οργανωτικές δεξιότητες και ικανότητα επίλυσης προβλημάτων
• Δεξιότητες multitasking και διαχείρισης χρόνου
• Εξοικείωση με συσκευές/gadgets και εφαρμογές γραφείου (e-calendars, εκτυπωτές κ.ά.)
• Εξοικείωση με τον κλάδο της ναυτιλίας θα θεωρηθεί πρόσθετο προσόν